Controlar las existenciasLección 12 de 18 8 min
Ajustes de inventario y sus motivos
Por más cuidado que tenga, la mercancía se daña, se vence, se pierde o se consume dentro del negocio. El ajuste de inventario es el documento que corrige el sistema en esos casos. La regla es una: todo ajuste lleva su motivo.
¿Qué es?
Un ajuste suma (entrada) o resta (salida) unidades de uno o varios artículos en una sucursal, sin que haya compra ni venta de por medio. Cada ajuste tiene un motivo que explica por qué se hizo.
¿Por qué es importante el motivo?
Porque convierte una corrección en información. Un ajuste sin motivo solo dice "faltaban 5". Con motivo dice "se vencieron 5": y eso le dice que está comprando de más ese producto. El reporte Merma por motivo suma todos los ajustes por su causa y le muestra cuánto dinero pierde en cada una.
Los motivos
El sistema trae estos motivos, y usted puede crear los suyos en Inventario › Motivos de ajuste:
| Motivo | Tipo | Dirección | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|
| Vencido | Merma | Salida | Productos que pasaron su fecha de vencimiento. |
| Dañado o deteriorado | Merma | Salida | Roturas, empaques abiertos, producto en mal estado. |
| Robo o pérdida | Merma | Salida | Faltantes sin explicación o robos comprobados. |
| Consumo interno | Merma | Salida | Lo que usa el propio negocio (aseo, cafetería). |
| Muestra o degustación | Merma | Salida | Producto regalado para promocionar. |
| Diferencia de conteo | Conteo | Ambas | Lo usa el conteo físico al aprobar las diferencias. |
| Saldo inicial | Saldo inicial | Entrada | Cargar las existencias al empezar (fija el costo). |
| Otro | Otro | Ambas | Casos excepcionales; explique en la observación. |
La dirección evita errores: un motivo de salida no permite sumar unidades, y uno de entrada no permite restarlas.
Cómo se hace en el sistema
Entre a Inventario › Ajustes y pulse Nuevo Ajuste:
- Elija la Sucursal, la Fecha y el Motivo.
- Escriba una Observación que explique el caso ("Nevera dañada la noche del 12").
- En Artículos a ajustar, escriba el nombre del artículo y elija el Tipo (entrada o salida; el motivo solo permite su dirección) y la Cantidad. El Costo Unit. llega con el costo del artículo; las salidas se descuentan al costo promedio del momento.
- Pulse Guardar Borrador si debe revisarlo, o Guardar y Aplicar para que el inventario cambie ya. Un borrador se aplica después desde el listado con el botón Aplicar.
Ejemplo: la nevera de la sucursal Norte
Una noche se daña la nevera del Norte y se pierden 8 leches y 4 yogures. Al día siguiente, Doña Marta crea un ajuste en la sucursal Norte, motivo Dañado o deteriorado, observación "Daño de nevera 12-oct", con 8 leches y 4 yogures, y lo aplica. A fin de mes, el reporte Merma por motivo le muestra cuánto le costó ese daño.
Errores comunes
- Usar siempre el motivo "Otro". El reporte de merma pierde todo su valor.
- Ajustar para "cuadrar" sin investigar. Si falta mercancía, primero revise el kardex: puede ser una venta o una recepción mal registrada, no una pérdida.
- Cargar compras como ajustes de entrada. Las compras van con recepción: así actualizan el costo y quedan ligadas al proveedor.