Conteo físico y conteo cíclico

El sistema dice que hay 25 bolsas de arroz. ¿Las hay? La única forma de saberlo es contarlas. El conteo físico compara lo que dice el sistema con lo que hay en la estantería, y corrige las diferencias con un ajuste documentado.

¿Qué es?

Es el proceso de contar la mercancía y comparar con el sistema. Puede ser:

• General: se cuenta todo. Toma tiempo; se hace pocas veces al año, normalmente con la tienda cerrada.
• Cíclico: se cuentan unos pocos artículos cada vez (por ejemplo, 20 por semana), empezando por los que llevan más tiempo sin contarse. En unas semanas ha contado todo, sin cerrar nunca la tienda.

¿Por qué es importante?

• Descubre las fugas que ningún documento registró: robos, daños, errores al recibir o al vender.
• Mantiene la confianza en el sistema: si los números no coinciden con la estantería, nadie los usa.
• Mide la calidad de su inventario con un indicador: la exactitud.

Las tres reglas de un buen conteo (y cómo las aplica el sistema)

1. Contar a ciegas. Quien cuenta no ve lo que dice el sistema; si lo viera, tendería a "encontrar" ese número. En la pantalla de conteo, el sistema nunca muestra la cantidad esperada.
2. Recontar lo que no cuadra. Si la diferencia supera un umbral (2 % por defecto), el artículo pasa a un segundo conteo, y ese segundo conteo es el que vale.
3. Ajustar con aprobación. Las diferencias no se corrigen solas: alguien revisa y aprueba, y el sistema genera el ajuste con el motivo Diferencia de conteo.

Cómo se hace en el sistema

1. Abrir el conteo

En Inventario › Conteo físico, cree un nuevo conteo:

1. Elija la Sucursal que se cuenta y el umbral en Recontar si difiere más de.
2. En ¿Qué se cuenta? elija: cíclico (los artículos que llevan más tiempo sin contarse, y cuántos), una categoría, los que usted seleccione o el inventario general.
3. Pulse Abrir conteo. El sistema toma una foto de las existencias en ese momento.

2. Contar

1. Con lector de código de barras: use el campo del escáner; cada lectura suma 1. Es la forma más rápida.
2. O escriba la cantidad contada en la grilla. Cada cantidad se guarda sola.
3. Cuando termine, pulse Terminar conteo.

3. Recontar (si hace falta)

Si hubo diferencias grandes, el sistema avisa Segundo conteo y muestra solo esos artículos. Cuéntelos otra vez con cuidado y termine de nuevo.

4. Revisar y aprobar

La revisión muestra la Exactitud (porcentaje de artículos que cuadraron), los artículos con diferencia y los faltantes y sobrantes valorizados al costo. Pulse Aprobar y ajustar inventario: el sistema genera el ajuste y el inventario queda igual a lo contado.

Ejemplo: el conteo cíclico de los viernes

Cada viernes antes de abrir, Doña Marta abre un conteo cíclico de 20 artículos en la Principal. Su empleado los cuenta con el lector. El arroz da 23 cuando el sistema esperaba 25 (8 % de diferencia): pasa a segundo conteo y vuelve a dar 23. Ella revisa: exactitud del 90 % (18 de 20 cuadraron), faltante de $4.400. Aprueba, y el inventario queda corregido con el motivo Diferencia de conteo.