Devoluciones de clientes y notas crédito

Cuando un cliente le devuelve algo, o cuando hay que corregir una factura ya emitida, se hace una nota crédito electrónica. La pregunta clave para el inventario es una sola: ¿vuelve mercancía a la estantería o no?

¿Qué es?

Una nota crédito es el documento electrónico que disminuye el valor de una factura de venta ya reportada a la DIAN. Se usa en dos situaciones muy distintas:

Devolución de mercancía	Ajuste de valor
El cliente devuelve productos.	Hubo un error de precio, una rebaja o un descuento.
Lo que vuelve en buen estado regresa al inventario.	El inventario no cambia: no volvió nada.
Conceptos DIAN: devolución parcial o anulación.	Conceptos DIAN: rebaja, descuento, ajuste de precio y otros.

¿Por qué es importante?

• Si devuelven mercancía y no la reingresa, el sistema dirá que tiene menos de lo que hay en la estantería.
• Si solo corrige un precio y reingresa mercancía, el sistema dirá que tiene más de lo que hay.
• Lo defectuoso no se vuelve a vender: cuenta como devuelto, pero no vuelve a quedar disponible.

Cómo se hace en el sistema

Nota crédito desde Ventas

1. Entre a Ventas › Nota Crédito y consulte la factura.
2. Elija el tipo: Devolución de mercancía ("El cliente devuelve productos. Lo que vuelva en buen estado regresa al inventario.") o Ajuste de valor ("Error de precio, rebaja o descuento. El inventario no cambia.").
3. En una devolución, indique en cada producto la cantidad devuelta y si viene defectuoso.
4. Complete el concepto y la observación, y pulse Generar nota crédito. Se envía a la DIAN y, si es devolución, reingresa al inventario lo que volvió en buen estado.

Devolución con reembolso en caja

Si además le devuelve el dinero al cliente en efectivo, use Inventario › Devoluciones: busque la factura, marque lo que devuelve (Cant. a devolver y ¿Defectuoso?), elija el concepto y el motivo, y pulse Registrar Devolución (reembolso en caja). Genera la nota crédito, reingresa la mercancía y registra la salida de dinero de la caja.

Anular toda la factura

Si la venta completa no debió existir, use Ventas › Anular Factura (NC): la nota crédito de anulación reingresa todo lo vendido.

Ejemplo: dos clientes, dos situaciones

Cliente 1: devuelve 2 leches; una está bien y la otra llegó con el empaque inflado. Doña Marta hace una nota crédito tipo Devolución de mercancía por 2 unidades y marca una como defectuosa. Al inventario vuelve 1.

Cliente 2: se le cobró el arroz a $3.200 cuando estaba en promoción a $2.900. Hace una nota crédito tipo Ajuste de valor por la diferencia. El inventario no se mueve: el arroz ya se lo llevó el cliente.