Comprar y recibirLección 7 de 18 10 min
La recepción de mercancía
La recepción es el momento de la verdad: llega el camión y usted comprueba que lo que trae coincide con lo que pidió, en cantidad y en estado. Solo cuando confirma la recepción, la mercancía entra al inventario.
¿Qué es?
Es el documento que registra la mercancía que realmente llegó contra una orden de compra: cuánto se aceptó, cuánto se rechazó y por qué, a qué costo, y —si el producto vence— su lote y fecha de vencimiento.
¿Por qué es importante?
- Lo que dice la factura no siempre es lo que llegó. Faltan cajas, llegan productos golpeados o vencidos. Si recibe "a ojo", paga por lo que no tiene.
- Actualiza el costo: al confirmar, el sistema recalcula el costo promedio con el costo de esta compra.
- Mantiene al día los precios: si el artículo tiene rentabilidad, le propone el nuevo precio de venta.
- Avanza la orden de compra: lo recibido se descuenta de lo pendiente.
Objetivo
Que solo entre al inventario lo que físicamente llegó en buen estado, al costo correcto, y que lo rechazado quede documentado para reclamarle al proveedor.
Aceptado y rechazado
Por cada línea se registran dos cantidades:
- Aceptado: lo que llegó bien y entra a la estantería.
- Rechazado: lo que llegó pero no sirve. No entra al inventario y exige una causa: mal estado, vencido o no corresponde a lo pedido.
Aceptado más rechazado no puede superar lo pendiente de la orden. Si llega de más, reciba solo lo pedido y devuelva el sobrante (o pida ampliar la orden).
Cómo se hace en el sistema
Hay dos caminos para empezar:
- En Inventario › Compras, en la orden que está Por recibir, pulse Recibir.
- O en Inventario › Recepciones, cree una nueva y elija la Orden de compra que llegó.
- El sistema trae el Proveedor y la Sucursal que recibe desde la orden, y en la grilla Lo que llegó muestra cada artículo con lo Pendiente.
- Escriba el número de la Factura del proveedor.
- Cuente físicamente y escriba en cada línea la cantidad Aceptado.
- Si algo llegó mal, escriba la cantidad en Rechazado y elija la Causa del rechazo.
- Revise el Costo sin IVA contra la factura; corríjalo si el proveedor cobró otro valor.
- Si el artículo maneja lote, complete Lote y Vence.
- Pulse Guardar borrador si debe interrumpir el conteo, o Confirmar recepción cuando todo esté revisado.
- Si el costo cambia precios de venta, aparece el aviso Cambiarán precios de venta con el precio actual y el nuevo de cada artículo. Pulse Confirmar y actualizar precios, o Revisar antes para volver.
Ejemplo: llega el pedido de El Sol
El jueves llega la mercancía de la orden del lunes. Doña Marta pulsa Recibir y cuenta:
| Artículo | Pendiente | Aceptado | Rechazado | Causa |
|---|---|---|---|---|
| Arroz Diana 500 g | 20 | 20 | 0 | |
| Gaseosa Cola 400 ml | 48 | 46 | 2 | Mal estado (latas abolladas) |
Confirma la recepción. Entran 20 bolsas de arroz y 46 gaseosas. Las 2 gaseosas rechazadas no entran al inventario y quedan listas para devolverlas al proveedor (lección Devolución de mercancía al proveedor). La orden queda Recibida en parte: el sistema sigue esperando las 2 gaseosas que faltan.
El arroz tiene rentabilidad del 30 % y su costo subió a $2.300, así que el sistema avisa: el nuevo precio de venta será $2.300 × 1,30 = $2.990 (el arroz no tiene IVA). Ella confirma.
Errores comunes
- Confirmar sin contar. Una vez confirmada, la mercancía ya entró; corregirla exige anular la recepción.
- Aceptar lo que llegó dañado "para no complicarse": después tendrá que sacarlo con un ajuste como merma y perderá el derecho a reclamarlo.
- No registrar lotes en productos que vencen: pierde el aviso de vencimientos.