Antes de empezar: artículos, saldo inicial y configuración

Un inventario confiable empieza bien preparado. En esta lección dejamos listos tres cosas: los artículos, lo que ya tiene en bodega y las reglas de su empresa.

1. Prepare sus artículos

En Bases › Producto/Servicio, revise que cada producto que vende tenga:

Campo	Para qué sirve
Controla inventario	Marcado en todo lo que se cuenta. Desmarcado en servicios.
Código de barras	Permite vender y contar con lector, y que el sistema reconozca el producto en las facturas electrónicas del proveedor.
IVA %	El impuesto con que se vende.
Min. Cantidad	El punto en que debe volver a pedir (aparece en el reporte Bajo Mínimo).
Rentabilidad %	Opcional. Si la llena, al recibir una compra el sistema le propone el nuevo precio de venta a partir del costo.
Controla lote	Solo para productos que vencen: al recibir le pedirá lote y fecha de vencimiento.

2. Cargue lo que ya tiene: el saldo inicial

El día que empieza a usar el inventario, su bodega no está vacía. Esas existencias se cargan una sola vez con un ajuste de inventario usando el motivo Saldo inicial.

1. Cuente físicamente lo que tiene en cada sucursal (si puede, con la tienda cerrada).
2. Entre a Inventario › Ajustes y cree un Nuevo Ajuste.
3. Elija la Sucursal y el motivo Saldo inicial.
4. Agregue cada artículo con su cantidad y su costo unitario sin IVA (el de su última compra).
5. Pulse Guardar y Aplicar.

3. Decida las reglas de su empresa

En Config. › Configuración, grupo Inventario, encontrará estas opciones:

Opción	Qué hace	Recomendación
Permitir vender sin stock	Si está activa, el punto de venta factura aunque el sistema diga que no hay existencias.	Desactívela cuando su inventario ya esté cargado: así detecta a tiempo los errores.
Exigir orden de compra previa para recibir mercancía	Toda mercancía debe llegar contra una orden de compra; se desactiva la compra de contado.	Para empresas con área de compras. Si usted mismo compra en el mercado mayorista, déjela apagada.
Exigir aprobación de ajustes y órdenes de compra	Ajustes y órdenes quedan «por aprobar» hasta que otra persona con permiso los apruebe.	Actívela cuando tenga personal a cargo del inventario.
Plazo para devolver mercancía al proveedor	Cuántos días después de recibir se admite una devolución.	Use el plazo que haya pactado con sus proveedores.

Ejemplo: el primer día de Doña Marta

Un domingo cierra la tienda y cuenta: en la Principal tiene 10 bolsas de arroz (su última compra fue a $2.000 sin IVA) y 36 gaseosas ($1.950). Crea un ajuste con el motivo Saldo inicial, agrega ambos artículos con esas cantidades y costos, y lo aplica. El lunes el sistema arranca sabiendo exactamente lo que hay y cuánto vale.