Comprar y recibirLección 5 de 18 9 min
La orden de compra
La orden de compra es el primer documento del ciclo: es el pedido formal que usted le hace a un proveedor. Dice qué productos quiere, cuántos, a qué costo y a qué sucursal deben llegar.
¿Qué es?
Una orden de compra (OC) es un documento que su negocio emite para pedirle mercancía a un proveedor. Todavía no mueve el inventario: es una promesa. La mercancía entra al inventario después, cuando llega y usted la recibe (lo vemos en la lección La recepción de mercancía).
¿Por qué es importante?
- Evita sorpresas: deja por escrito el precio que se negoció. Si la factura llega más cara, lo nota.
- Controla lo que llega: al recibir, el sistema compara contra lo pedido. Si llega de más o de menos, lo sabe.
- Ordena el gasto: sabe cuánto tiene comprometido con cada proveedor antes de que llegue la factura.
- Permite el control interno: si su empresa lo exige, una persona pide y otra aprueba.
- Deja historia: qué se le pidió a quién, cuándo y a qué precio; sirve para negociar la próxima vez.
Objetivo
Que cada unidad que entre al inventario corresponda a algo que se pidió, al precio acordado, y que lo pendiente por llegar esté siempre a la vista.
El camino de una orden: sus estados
| Estado | Qué significa | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Borrador | La está preparando; nadie más la ve como compromiso. | Modificarla, confirmarla o anularla. |
| Por aprobar | Espera a que alguien con el permiso Aprobar inventario la apruebe. | Aprobarla o rechazarla (vuelve a borrador con el motivo). |
| Por recibir | Pedido firme: se espera la mercancía. | Recibir la mercancía o anularla si no llegará. |
| Recibida en parte | Llegó una parte; el resto sigue pendiente. | Recibir lo que falta. |
| Recibida | Llegó todo lo pedido. | Consultarla. |
| Anulada | Se canceló antes de recibir mercancía. | Consultarla. |
Cómo se hace en el sistema
Entre a Inventario › Compras y pulse Nueva compra.
- Proveedor: elija a quién le compra.
- Sucursal que recibe: dónde debe llegar la mercancía.
- Fecha de la orden y, si la conoce, Entrega esperada.
- Artículos: en la grilla, escriba el nombre o el código de barras del producto y complete la cantidad y el costo sin IVA pactado. El % IVA se toma del artículo; corríjalo si el proveedor le factura con otra tarifa.
- Revise el panel de totales (subtotal, IVA y total).
- Pulse Guardar borrador si aún no está segura, o Confirmar orden para dejarla Por recibir.
Ejemplo: el pedido semanal de Doña Marta
El lunes revisa el reporte Bajo Mínimo y ve que le quedan pocas bolsas de arroz y pocas gaseosas. Crea una orden para Distribuidora El Sol, sucursal Principal:
| Artículo | Cantidad | Costo sin IVA | % IVA | Subtotal |
|---|---|---|---|---|
| Arroz Diana 500 g | 20 | $2.300 | 0 % | $46.000 |
| Gaseosa Cola 400 ml | 48 | $2.000 | 19 % | $96.000 |
La confirma: queda Por recibir. Le envía el pedido al vendedor de El Sol. El jueves llega el camión y ella recibe la mercancía contra esta orden.
Errores comunes
- Escribir el costo con IVA. Infla el costo promedio y su margen aparente baja.
- Dejar órdenes viejas "Por recibir" que ya no van a llegar. Anúlelas: así lo pendiente es real.
- Recibir mercancía que no se pidió sin revisarlo. Si llega de más, reciba lo pedido y devuelva o pida ampliar la orden.