La rutina de un buen inventario y sus indicadores

Un inventario confiable no se logra con un esfuerzo grande una vez al año, sino con pequeños hábitos constantes. Esta lección reúne todo el curso en una rutina y le da tres números para saber si va mejorando.

La rutina

Todos los días

• Recibir cada pedido contando, con la factura en la mano, y confirmar la recepción el mismo día.
• Registrar de inmediato lo que se dañe o se consuma, con su ajuste y motivo.
• Cargar las facturas electrónicas de los proveedores a medida que llegan.

Cada semana

• Revisar Bajo Mínimo y hacer las órdenes de compra.
• Revisar Próximos a Vencer y mover o promocionar lo que vence.
• Hacer un conteo cíclico de 15 a 30 artículos.
• Revisar las órdenes Por recibir viejas: anular las que ya no llegarán.

Cada mes

• Revisar Merma por motivo y decidir una acción sobre el motivo más costoso.
• Revisar el Stock Valorizado: ¿hay mercancía quieta que convenga liquidar?
• Revisar las devoluciones a proveedor pendientes de nota crédito y reclamarlas.

Una o dos veces al año

• Hacer un conteo general con la tienda cerrada.

Tres indicadores para medir su inventario

Indicador	Cómo se calcula	Dónde lo ve	Meta orientativa
Exactitud del inventario	Artículos que cuadraron en el conteo ÷ artículos contados.	En la revisión de cada conteo físico.	Por encima del 95 %.
Merma sobre ventas	Costo de la merma del mes ÷ costo de lo vendido en el mes.	Merma por motivo más su informe de ventas.	Lo más bajo posible; en comercio suele buscarse menos del 1 % al 2 %.
Rotación	Costo de lo vendido en el período ÷ valor promedio del inventario.	Stock Valorizado más su informe de ventas.	Depende del negocio: más rotación = menos plata quieta.

Ejemplo: tres meses después

Cuando Doña Marta empezó, su primer conteo dio una exactitud del 72 %. Con la rutina —recibir contando, ajustar con motivo, conteo cíclico cada viernes— a los tres meses su exactitud es del 96 % y su merma bajó a la mitad. Ahora confía en el sistema: pide solo lo que el reporte le dice y ya no compra "por si acaso".