Los reportes y qué decisión tomar con cada uno

Registrar bien sirve para una cosa: decidir mejor. Cada reporte del inventario responde una pregunta concreta. En esta lección vemos qué pregunta responde cada uno y qué hacer con la respuesta.

Reporte	Pregunta que responde	Decisión que le ayuda a tomar
Stock por Sucursal	¿Cuánto tengo de cada artículo y dónde?	Qué vender, qué trasladar entre sucursales.
Stock Valorizado	¿Cuánta plata tengo en mercancía?	Si tiene demasiado capital quieto en la bodega.
Kardex	¿Qué le pasó a este artículo?	Explicar una diferencia antes de ajustarla.
Bajo Mínimo	¿Qué está por agotarse?	Qué pedir y cuánto.
Próximos a Vencer	¿Qué se me va a vencer?	Qué impulsar con promociones antes de perderlo.
Movimientos Período	¿Qué entró y salió en estas fechas?	Revisar la operación de una semana o un mes.
Merma por motivo	¿Cuánto perdí y por qué?	Dónde atacar las pérdidas.

Stock por Sucursal

Muestra, por sucursal y categoría, la cantidad de cada artículo, su lote y vencimiento (si los maneja), su costo promedio y el valor total. Filtre por Sucursal y Categoría.

Úselo para: responder "¿hay?" sin ir a la bodega, y ver si una sucursal tiene de más mientras otra tiene de menos (lección Traspasos).

Stock Valorizado

Muestra la cantidad, el costo promedio y el valor total de cada artículo; la suma es el valor de su inventario.

Úselo para: saber cuánto dinero tiene invertido en mercancía. Ordene por valor: los primeros artículos concentran casi todo su capital. Son los que más debe cuidar y contar.

Kardex

Elija un Artículo (por nombre, código o referencia), la Sucursal y el rango Desde / Hasta. Verá cada movimiento con su tipo, el documento que lo causó, la cantidad, el costo, el saldo que quedó, el costo promedio del saldo y el usuario que lo hizo.

Úselo para: investigar. Si el sistema dice 25 y usted cuenta 23, el kardex le muestra si hubo una venta, una recepción o un ajuste que lo explique, quién lo hizo y cuándo.

Bajo Mínimo

Lista los artículos cuyo Stock actual está por debajo del Mínimo, con el Déficit (cuánto falta para llegar al mínimo) y su valor.

Úselo para: armar el pedido. Es el mejor punto de partida para la orden de compra semanal. Solo funciona si sus artículos tienen la Min. Cantidad llena (lección Antes de empezar).

Próximos a Vencer

Muestra los lotes que vencen dentro de los Días umbral que usted elija (incluye los ya vencidos), con sus Días restantes, la cantidad y el valor.

Úselo para: mover primero lo que vence antes (póngalo adelante en la estantería), hacer promociones o, si ya no hay remedio, sacarlo con un ajuste motivo Vencido.

Movimientos Período

Todos los movimientos de todos los artículos entre dos fechas, filtrables por Sucursal y Tipo de movimiento (recepciones, ventas, ajustes, traspasos, devoluciones…).

Úselo para: revisar la operación. Por ejemplo, todas las recepciones del mes para cuadrar con las facturas de los proveedores, o todos los ajustes de la semana para ver quién ajustó qué.

Merma por motivo

Suma los ajustes de salida por Motivo en un período: Unidades, Costo y Participación de cada motivo en el total, y el detalle por artículo.

Úselo para: atacar las pérdidas donde más duelen. Si "Vencido" es el 60 % de su merma, está comprando de más los productos perecederos; si es "Robo o pérdida", el problema es de vigilancia.

Ejemplo: el cierre de mes de Doña Marta

El último día del mes abre Merma por motivo: perdió $186.000, y el 55 % fue Vencido, casi todo en lácteos. En Próximos a Vencer ve que todavía hay 14 yogures que vencen en 5 días: los pone en promoción. Y en la próxima orden pide menos lácteos y más seguido. El mes siguiente la merma por vencidos baja a la mitad.