Glosario y preguntas frecuentes

Glosario

Acuse de recibo (030)

Evento RADIAN con el que el comprador informa a la DIAN que recibió la factura.

Ajuste de inventario

Documento que suma o resta unidades sin compra ni venta, siempre con un motivo.

Aprobación

Regla opcional por la que ajustes y órdenes de compra necesitan el visto bueno de otra persona.

AttachedDocument

Archivo XML con el que llega una factura electrónica: contiene la factura y su validación DIAN.

Bajo mínimo

Artículo cuyo stock está por debajo de su cantidad mínima: hay que pedirlo.

Compra de contado

Compra que se registra y se recibe en un solo paso (recibir de una vez).

Conteo cíclico

Conteo de unos pocos artículos cada vez, empezando por los que llevan más tiempo sin contarse.

Conteo a ciegas

Conteo en el que quien cuenta no ve la cantidad que espera el sistema.

Costo promedio ponderado

Costo unitario que mezcla las compras según la cantidad de cada una.

Costo sin IVA

Valor de compra antes de impuestos; es el que se usa en el inventario.

Devolución a proveedor

Documento que registra la mercancía que vuelve al proveedor.

Emparejar

Indicar a qué artículo propio corresponde cada producto de la factura del proveedor.

Exactitud del inventario

Porcentaje de artículos contados que coincidieron con el sistema.

Factor de conversión

Cuántas de sus unidades trae cada unidad que factura el proveedor (caja × 24 → 24).

Kardex

Historia de movimientos de un artículo con su saldo después de cada uno.

Lote

Código de la tanda de fabricación de un producto; va con su fecha de vencimiento.

Merma

Mercancía que se pierde: vencida, dañada, robada o consumida.

Nota crédito

Documento electrónico que disminuye el valor de una factura ya emitida.

Orden de compra (OC)

Pedido formal a un proveedor. No mueve el inventario.

RADIAN

Registro de la DIAN donde se anotan los eventos de las facturas electrónicas a crédito.

Recepción

Documento que registra lo que realmente llegó; al confirmarse, la mercancía entra al inventario.

Recibo del bien (032)

Evento RADIAN con el que el comprador informa que recibió la mercancía.

Rotación

Cuántas veces se "renueva" el inventario en un período: costo de lo vendido ÷ inventario promedio.

Saldo inicial

Existencias con que se empieza a usar el sistema; se cargan con el motivo del mismo nombre.

Stock (existencia)

Cantidad de un artículo en una sucursal en este momento.

Traspaso

Movimiento de mercancía de una sucursal a otra.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el costo se registra sin IVA?

Porque el IVA de la compra no es costo de su mercancía: se descuenta del IVA que usted cobra al vender. Registrar el costo con IVA inflaría el valor del inventario y bajaría su margen aparente.

Hice una orden de compra y el stock no cambió. ¿Está mal?

No. La orden es un pedido; el stock cambia cuando confirma la recepción de esa orden.

Llegó más mercancía de la que pedí. ¿Qué hago?

Reciba solo lo pedido y devuelva el sobrante, o amplíe la orden de compra antes de recibir. El sistema no deja recibir más de lo pendiente.

Me equivoqué en una recepción ya confirmada.

Anule la recepción (la mercancía sale del inventario y la orden vuelve a quedar pendiente) y regístrela de nuevo bien. Si la recepción está en borrador, simplemente corríjala o, si la creó desde una factura electrónica, descártela.

¿Por qué el sistema no emparejó solo un producto de la factura?

Porque por nombre nunca empareja sin confirmación: dos nombres parecidos pueden ser productos distintos. Confírmelo una vez y desde la siguiente factura de ese proveedor llegará emparejado.

No me aparece "Informar a la DIAN" en una factura.

Los eventos solo aplican a facturas a crédito y después de confirmar la recepción. Si la factura se cargó antes de que el sistema registrara la forma de pago, vuelva a cargar su XML.

No puedo hacer una compra de contado.

Su empresa tiene activa la exigencia de orden de compra o de aprobación. En ese caso toda mercancía se recibe contra una orden confirmada (o aprobada).

¿Qué diferencia hay entre un ajuste y un conteo?

El ajuste corrige algo que usted ya sabe ("se dañaron 3"). El conteo descubre lo que no sabía comparando con la estantería, y al aprobarlo genera el ajuste por usted.

¿Puedo anular una devolución a proveedor?

Sí, mientras no tenga una nota crédito del proveedor enlazada. Al anularla, lo que había salido del inventario vuelve a entrar.