Controlar las existenciasLección 15 de 18 5 min
Aprobación del inventario: control interno
En un negocio con empleados, la misma persona no debería poder sacar mercancía del sistema y aprobarlo. La aprobación agrega un segundo par de ojos a los documentos que más se prestan para errores o abusos.
¿Qué es?
Es una regla opcional: cuando está activa, los ajustes de inventario y las órdenes de compra no se aplican apenas se registran. Quedan en estado Por aprobar hasta que una persona con el permiso Aprobar inventario los apruebe. Los conteos físicos también respetan esta regla al aplicar sus diferencias.
¿Por qué es importante?
- Separación de funciones: quien registra no aprueba. Es un principio básico de control interno.
- Previene errores: un ajuste de 500 unidades cuando eran 5 se detecta antes de afectar el inventario.
- Disuade abusos: si sacar mercancía "por merma" requiere la firma de otra persona, se lo piensan dos veces.
Cómo se activa
- En Config. › Configuración, grupo Inventario, active Exigir aprobación de ajustes y órdenes de compra.
- Asigne el permiso Aprobar inventario a las personas que aprobarán (normalmente el dueño o el administrador). Es un permiso, no una pantalla: no aparece en el menú.
Cómo se aprueba
- Quien registra el documento pulsa Enviar a aprobar (en lugar de Aplicar o Confirmar).
- En Inventario › Ajustes o Inventario › Compras, los documentos Por aprobar muestran los botones Aprobar y Rechazar a quien tiene el permiso.
- Revise el documento y apruébelo, o recházelo indicando el motivo: vuelve a borrador para que quien lo hizo lo corrija.
Ejemplo: el ajuste del administrador del Norte
El administrador del Norte registra un ajuste por Robo o pérdida de 12 gaseosas. Como la aprobación está activa, queda Por aprobar. Doña Marta lo revisa, llama a preguntar, confirma que fue un faltante real y lo aprueba. Ahora sí sale del inventario.