¿Qué es el inventario y por qué controlarlo?

El inventario es la mercancía que su negocio tiene para vender. Pero mírelo de otra forma: el inventario es dinero. Es plata que usted ya pagó y que todavía no ha vuelto a su caja. Mientras está en la estantería, puede venderse con ganancia… o puede vencerse, dañarse, perderse o quedarse quieta durante meses.

¿Qué es?

Es el conjunto de productos que un negocio tiene disponibles, con su cantidad (cuántas unidades hay) y su valor (cuánto costaron). Controlar el inventario es saber, en todo momento y para cada producto, cuánto hay, dónde está, cuánto costó y qué movimientos tuvo.

¿Por qué es importante?

Sin control de inventario	Con control de inventario
Se agotan productos que los clientes piden y se pierde la venta.	Sabe qué está por agotarse y lo pide a tiempo.
Se compran productos que ya había: plata quieta en la bodega.	Compra solo lo que necesita.
Los vencidos y los robos se descubren tarde, si se descubren.	Cada pérdida queda registrada con su motivo y su valor.
No sabe cuánto ganó de verdad: la utilidad es una suposición.	Conoce el costo real de lo vendido y su margen.
Cada sucursal "más o menos sabe" qué tiene.	Ve las existencias de todas las sucursales en un solo lugar.

El inventario y su utilidad

La ganancia de un negocio no es lo que vende: es lo que vende menos lo que le costó eso que vendió. A ese costo se le llama costo de ventas, y solo se puede calcular bien si el inventario está bien llevado.

Ejemplo: el arroz de Doña Marta

En el mes Doña Marta vendió 200 bolsas de Arroz Diana 500 g a $3.000 cada una: $600.000 en ventas.

Si cada bolsa le costó en promedio $2.200 (sin IVA), el costo de lo vendido fue 200 × $2.200 = $440.000.

Su ganancia bruta en arroz fue $600.000 − $440.000 = $160.000.

Pero si al contar descubre que le faltan 15 bolsas que nadie vendió (se dañaron o se perdieron), esas 15 × $2.200 = $33.000 también son plata que salió del negocio. Su ganancia real fue $127.000. Sin inventario, nunca se habría enterado.

Objetivo del control de inventario

1. Tener lo que se vende, en la cantidad justa: ni faltantes ni excesos.
2. Saber cuánto vale lo que tiene y cuánto le costó lo que vendió.
3. Detectar las fugas (vencimientos, daños, robos, errores) y su causa.
4. Decidir con datos: qué comprar, cuánto, a quién y cuándo.

La regla de oro

En las siguientes lecciones verá cada uno de esos documentos. En la próxima, el vocabulario básico.