FundamentosLección 3 de 18 9 min
Conceptos clave: stock, costo promedio, kardex y lotes
Antes de empezar a registrar compras y ventas conviene manejar ocho palabras. Con ellas va a entender cada pantalla y cada reporte del sistema.
1. Artículo
Cada producto que usted vende: "Arroz Diana 500 g", "Leche entera 1 L". Para el inventario, un artículo debe tener marcada la opción Controla inventario; los servicios (por ejemplo, un domicilio) no la tienen, porque no hay nada que contar.
2. Sucursal
Cada lugar físico donde guarda mercancía. El inventario se lleva por sucursal: las 30 bolsas de arroz de la Principal no son las mismas que las 12 del Norte.
3. Stock o existencia
La cantidad de un artículo que hay en una sucursal en este momento. Sube con las compras y baja con las ventas.
4. Costo sin IVA
En el inventario, el costo de un producto siempre se registra sin IVA. ¿Por qué? Porque el IVA que usted paga al proveedor no es un costo de su mercancía: es un impuesto que luego descuenta del IVA que cobra al vender. Además, el costo sin IVA es la base sobre la que se calculan los impuestos y el margen.
5. Costo promedio ponderado
Usted no siempre compra al mismo precio. El sistema mezcla los costos de cada compra en un solo valor llamado costo promedio ponderado: "ponderado" porque pesa más la compra en la que trajo más unidades.
Ejemplo: el costo del arroz
| Unidades | Costo unitario | Valor | |
|---|---|---|---|
| Tenía en bodega | 10 | $2.000 | $20.000 |
| Nueva compra | 20 | $2.300 | $46.000 |
| Queda | 30 | $2.200 | $66.000 |
Nuevo costo promedio = $66.000 ÷ 30 = $2.200. Cuando venda una bolsa, el sistema registra que le costó $2.200.
El promedio solo cambia cuando entra mercancía comprada (o se carga un saldo inicial). Las ventas, los ajustes de salida y las devoluciones salen al costo promedio del momento y no lo modifican.
6. Kardex
Es la historia de movimientos de un artículo, como el extracto de una cuenta bancaria: cada entrada, cada salida, el documento que la causó y el saldo que quedó. Si un número no le cuadra, el kardex le dice exactamente cuándo y por qué cambió.
| Fecha | Movimiento | Documento | Entra | Sale | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-oct | Saldo inicial | Ajuste | 10 | 10 | |
| 05-oct | Recepción de compra | REC-00000012 | 20 | 30 | |
| 06-oct | Venta | Factura FE-1520 | 4 | 26 | |
| 09-oct | Ajuste: Dañado | AJ-00000003 | 1 | 25 |
7. Lote y fecha de vencimiento
Para productos que vencen (lácteos, medicamentos, alimentos), cada compra llega con un lote (un código del fabricante) y una fecha de vencimiento. Si el artículo tiene marcada la opción Controla lote, el sistema le pide esos datos al recibir y luego le avisa qué está próximo a vencer.
8. Mínimo, unidades y factor
- Mínimo (Min. Cantidad): la cantidad por debajo de la cual debe volver a pedir. El reporte Bajo Mínimo le muestra todos los artículos que lo cruzaron.
- Unidad: usted vende gaseosa por unidad, pero el proveedor la factura por caja.
- Factor de conversión: cuántas de sus unidades trae cada unidad del proveedor. Una caja de gaseosa trae 24: el factor es 24. Si compra 2 cajas a $48.000, entran 48 unidades a $2.000 cada una.