Comprar y recibirLección 8 de 18 10 min
Facturas electrónicas del proveedor
Sus proveedores le envían facturas electrónicas: un archivo XML validado por la DIAN. Ese archivo trae todo lo que el proveedor le vendió, línea por línea. El sistema lo aprovecha para que usted no tenga que digitar la compra: la lee, la empareja con sus productos y la convierte en la recepción.
¿Qué es?
La factura electrónica es la versión digital y oficial de la factura de venta. Llega como un archivo AttachedDocument (XML) que contiene la factura y la constancia de validación de la DIAN. Las notas crédito y débito del proveedor llegan igual.
¿Por qué es importante?
- Menos digitación, menos errores: cantidades, costos e impuestos salen del XML, no de la mano de nadie.
- Validez: el sistema verifica la firma digital, que la DIAN la aprobó y que la factura es para su empresa.
- Cuadre perfecto: lo que recibe en el inventario corresponde exactamente a lo que le cobraron.
El reto: los códigos del proveedor no son los suyos
La factura de El Sol dice "GASEOSA COLA 400ML X 24, código GC400". En su inventario el producto se llama "Gaseosa Cola 400 ml" y usted la vende por unidad. ¿Cómo sabe el sistema que son el mismo producto? Busca en este orden:
- Lo que ya aprendió: si alguna vez usted le dijo que "GC400 de El Sol" es su "Gaseosa Cola 400 ml", lo recuerda para siempre, con su factor (24 unidades por caja).
- El código de barras: si el proveedor envía el código de barras del producto y coincide con el suyo, lo empareja solo.
- Nombres parecidos: le sugiere los artículos de nombre más parecido, con un porcentaje de similitud. Por nombre nunca empareja solo: usted confirma con un clic.
Cómo se hace en el sistema
1. Cargar el XML
- Entre a Compras › Facturas de Proveedor (DIAN).
- Arrastre el archivo XML a la zona de carga (o haga clic para elegirlo; puede cargar varios).
- El sistema verifica la firma y la validación de la DIAN y le muestra el resultado. Pulse Emparejar productos.
2. Emparejar
Cada producto del proveedor aparece en una tarjeta con un color:
| Listo | Emparejado (aprendido, por código de barras o elegido por usted). |
| Por confirmar | Hay artículos parecidos: elija uno de los sugeridos. |
| Sin coincidencia | Búsquelo por nombre o cree el artículo ahí mismo. |
| No es inventario | Fletes, servicios, gastos: no entran a la bodega. |
- En cada tarjeta pendiente, pulse uno de los Parecidos o busque el artículo en Artículo de su inventario.
- Si el proveedor factura por caja o paquete y usted vende por unidad, escriba en Unidades por cada una cuántas trae (24, 3…). La tarjeta le muestra cuánto entra y a qué costo por unidad.
- Si el producto no existe en su inventario, pulse Crear artículo: viene precargado con el nombre, el código y el IVA del XML; complete la categoría y el precio de venta.
- Marque No es inventario en fletes y servicios.
- Pulse Guardar. Lo que confirmó queda aprendido para las próximas facturas de ese proveedor.
3. Recibir la mercancía
- Pulse Recibir mercancía. El sistema le muestra lo que entra, ya en sus unidades y con costo sin IVA.
- Elija contra qué recibir: una orden de compra pendiente de ese proveedor (solo puede elegir las que cubren la factura) o Sin orden de compra.
- Pulse Crear recepción. Queda en borrador: ahora cuente lo que llegó, registre rechazos o lotes y confírmela, como en la lección La recepción de mercancía.
En cualquier momento puede ver la factura con el botón Ver PDF.
Ejemplo: dos facturas de El Sol
Primera factura: trae chocolate, café, jabón en paquete de 3 y un flete. El chocolate se empareja solo por código de barras. El café aparece "Por confirmar" con "Café Sello Rojo 250 g · 96 %": Doña Marta lo acepta con un clic. El jabón también; escribe 3 en Unidades por cada una. El flete lo marca No es inventario. Guarda.
Segunda factura, una semana después: los cuatro productos llegan emparejados solos, incluido el factor del jabón (2 paquetes = 6 unidades). Solo un producto nuevo le pide atención.
Errores comunes
- Aceptar una sugerencia sin leerla: 500 g y 1 kg se parecen en el nombre pero no son lo mismo.
- Olvidar el factor: si recibe 2 cajas como 2 unidades, su stock y su costo quedan mal.
- Cargar facturas que no son de su empresa: el sistema las rechaza; revise que el proveedor le facturó a su NIT.