DevolucionesLección 10 de 18 8 min
Devolución de mercancía al proveedor
A veces hay que devolverle mercancía al proveedor: llegó en mal estado, se venció antes de tiempo o no era lo que se pidió. La devolución a proveedor deja todo documentado para que el proveedor le reconozca ese valor, normalmente con una nota crédito.
¿Qué es?
Es el documento que registra la mercancía que sale de su negocio de regreso al proveedor, contra la recepción en que llegó. Tiene dos orígenes posibles:
| Lo rechazado al recibir | Lo que ya estaba en el inventario |
|---|---|
| Se rechazó en la recepción, nunca entró a la estantería. | Entró bien, pero después apareció el problema (por ejemplo, un lote defectuoso). |
| La devolución no mueve el inventario: solo documenta la entrega al proveedor. | La devolución saca esas unidades del inventario (se ve en el kardex). |
¿Por qué es importante?
- Recupera plata: lo devuelto debe convertirse en un crédito del proveedor. Sin documento, es difícil reclamarlo.
- Mantiene el inventario exacto: lo que se va con el proveedor sale del sistema.
- Da un soporte firmado: el documento lleva espacio para las firmas de quien entrega y de quien recibe.
- Permite conciliar: cuando llega la nota crédito del proveedor, la enlaza con la devolución y sabe qué devoluciones siguen pendientes de crédito.
Cómo se hace en el sistema
1. Registrar la devolución
- Entre a Inventario › Devoluciones a proveedor y pulse Nueva devolución.
- Elija la Recepción de la que sale la mercancía. El sistema trae el proveedor y la factura.
- Elija el Motivo (Mal estado, Vencido, No corresponde a lo pedido u Otro) y escriba una Observación clara.
- En Qué se devuelve, el sistema muestra por cada artículo cuánto está disponible para devolver de lo rechazado y del inventario. Escriba la cantidad en la columna que corresponda.
- Pulse Registrar devolución y luego Ver documento: se abre el documento para imprimir o descargar y entregarlo firmado al proveedor.
2. Cuando llega la nota crédito del proveedor
- Cargue el XML de la nota en Facturas de Proveedor (DIAN), como una factura. El sistema reconoce que es una nota crédito y la factura que corrige.
- Pulse Ver nota crédito. Verá lo que acredita el proveedor y las devoluciones a ese proveedor pendientes de crédito, primero las de la factura que corrige.
- Pulse Enlazar en la devolución que corresponde. Abajo, la conciliación le dice si Cuadra, si la nota acredita más de lo enlazado o si lo enlazado supera la nota.
En el listado de devoluciones, la columna Nota crédito muestra el número de la nota de cada devolución, o Pendiente si el proveedor todavía no la ha acreditado.
Ejemplo: las gaseosas abolladas y el jabón roto
En la recepción del jueves Doña Marta rechazó 2 gaseosas abolladas. Además, días después descubre 6 jabones con el empaque roto que sí habían entrado. Registra una devolución contra esa recepción: 2 gaseosas de lo rechazado y 6 jabones del inventario, motivo Mal estado. Imprime el documento y el conductor de El Sol lo firma.
La semana siguiente llega la nota crédito de El Sol. La carga, la abre y pulsa Enlazar: la conciliación dice Cuadra. Esa devolución deja de estar pendiente.
Errores comunes
- Devolver sin documento: el inventario queda descuadrado y el crédito, sin soporte.
- Sacar lo devuelto con un ajuste de merma: pierde el vínculo con el proveedor y con su nota crédito.
- Anular una devolución ya acreditada: el sistema no lo permite mientras tenga una nota enlazada; primero quite el enlace.