Planeación: de lo que va a preparar a lo que debe comprar

«El sábado hay un evento de 200 almuerzos.» ¿Cuánto arroz hay que cocinar? ¿Cuánta pechuga hay que pedir? La planeación hace esa cuenta con las recetas, las existencias y lo que ya está pedido, y arma las órdenes de compra.

¿Qué es?

En Recetas › Planeación usted escribe lo que piensa preparar y el sistema responde en tres pasos:

¿Por qué es importante?

• Ni faltantes ni exceso: compra lo que necesita, no «lo de siempre».
• Ahorra tiempo: en lugar de multiplicar recetas en una hoja de cálculo, se escribe el plan y sale el pedido.
• No compra dos veces: descuenta lo que ya hay y lo que ya está pedido.

Cómo se calcula lo que falta

Falta = lo que se necesita + el mínimo − lo que hay − lo ya pedido, redondeado hacia arriba a la presentación de compra.

• Lo que se necesita suma todos los platos del plan, bajando por sus recetas. Si dos platos usan arroz cocido, primero suma lo que piden ambos y después resta el arroz ya cocido que hay.
• El mínimo es la existencia mínima de cada insumo, si deja marcado Dejar en bodega el mínimo de cada insumo.
• Lo que hay son las existencias de la sede elegida arriba.
• Lo ya pedido son las órdenes de compra de esa sede en borrador, por aprobar, por recibir o recibidas en parte.

Cómo se hace en el sistema

1. Elija la Sede y, en ¿Qué piensa preparar?, elija un plato o producto y escriba cuánto. Con Agregar otro suma más líneas. El navegador recuerda lo último que escribió.
2. Pulse Calcular qué comprar.
3. Antes hay que producir: las preparaciones por tanda que hay que hacer (ya descontado lo que está hecho). Regístrelas en Recetas › Producción cuando las haga.
4. Qué comprar: los insumos que faltan, agrupados por proveedor, con la presentación, la cantidad y el costo estimado. Ver también los que alcanzan muestra el resto.
5. Corrija lo que quiera: la cantidad, la presentación (convierte manteniendo lo comprado), el costo o el proveedor (la línea pasa al grupo de ese proveedor).
6. En el pie, revise el Total estimado (sin IVA), escriba la Entrega esperada y pulse Crear órdenes de compra.

Se crea una orden de compra en borrador por proveedor, con la observación Sugerida por la planeación. Desde Inventario › Compras las revisa, las confirma y las envía, como cualquier orden.

¿De dónde salen el proveedor y la presentación?

• Proveedor: el de la última orden de compra de ese insumo; si nunca ha tenido una, el de sus facturas electrónicas recibidas. Si no hay ninguno, usted lo elige: sin proveedor no se crea la orden.
• Presentación: la de la última compra; si no hay, la más grande que no pase de lo que falta (y si todas pasan, la más pequeña).

Ejemplo: el plan del fin de semana

Lucía escribe: 200 almuerzos ejecutivos, 300 panes franceses y 50 mojitos. El sistema responde:

• Antes hay que producir: 200 porciones de arroz blanco (10 ollas), 200 de fríjoles y 300 panes.
• Qué comprar: 7 insumos, entre ellos pechuga, harina, ron y hierbabuena, por unos $816.500, repartidos entre la Plaza Mayorista, Licores El Barril y Molinos y Harinas.

Su proveedor de hierbabuena no tiene; la mueve a Lácteos del Campo, que sí la trae. Pulsa Crear órdenes de compra: quedan las órdenes en borrador. Si vuelve a calcular, esos insumos ya cuentan como pedidos.

Errores comunes

• Planear sin haber cargado el saldo inicial. El sistema cree que no hay nada y pide todo.
• Crear las órdenes y no confirmarlas. Quedan en borrador: el proveedor no se entera.
• Recalcular después de crear las órdenes esperando ver lo mismo. Lo ya pedido se descuenta: es lo correcto.

Resumen

• Escriba lo que piensa preparar; el sistema dice qué producir y qué comprar.
• Falta = necesidad + mínimo − existencias − ya pedido, a la presentación.
• Las órdenes quedan en borrador, una por proveedor.